Dokumen Resmi EDUJA

Kebijakan Privasi EDUJA

Kebijakan Privasi EDUJA menjelaskan pengelolaan data siswa, guru, orang tua, dan sekolah secara transparan.

Kebijakan Privasi EDUJA

Versi: 1.0
Berlaku sejak: [DD MMMM YYYY]
Terakhir diperbarui: [DD MMMM YYYY]

Kebijakan ini menjelaskan secara terbuka bagaimana EDUJA mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, mengamankan, dan menghapus data pribadi ketika Platform digunakan. Karena EDUJA menangani data siswa, guru, dan nilai sekolah, kami menerapkan prinsip kebutuhan, pembatasan tujuan, akses berbasis peran, dan akuntabilitas.

1. Siapa yang bertanggung jawab

Pengelola EDUJA: [NAMA BADAN HUKUM/PENGELOLA EDUJA]
Alamat: [ALAMAT LENGKAP]
Kontak privasi/DPO: [EMAIL PRIVASI, mis. privacy@eduja.sch.id]
Kontak layanan: support@eduja.sch.id

Untuk data yang dimasukkan sekolah, sekolah biasanya menentukan tujuan pemrosesan dan EDUJA bertindak sebagai pemroses berdasarkan instruksi sekolah. Jika Anda siswa, orang tua/wali, guru, atau staf sekolah dan ingin menggunakan hak atas data, Anda dapat menghubungi sekolah terlebih dahulu; Anda juga dapat menghubungi EDUJA jika permintaan berkaitan dengan pemrosesan kami.

2. Data yang kami kelola

Bergantung pada fitur dan instruksi sekolah, data dapat mencakup:

  • identitas dan kontak: nama, NIS/NISN bila diperlukan, tanggal lahir, alamat, email, telepon, foto, dan hubungan orang tua/wali;
  • data peran dan administrasi: sekolah, kelas, tahun ajaran, jabatan, akun, log aktivitas, dan hak akses;
  • data akademik: mata pelajaran, tugas, ujian, nilai, rapor, prestasi, catatan guru, dan status kelulusan;
  • data kehadiran dan kesejahteraan yang diizinkan sekolah, termasuk alasan ketidakhadiran atau kebutuhan dukungan;
  • data transaksi/administrasi sekolah, bila fitur tersebut digunakan;
  • data teknis: alamat IP, jenis perangkat, browser, waktu akses, log keamanan, cookie yang diperlukan, dan informasi diagnostik;
  • isi komunikasi, tiket bantuan, atau formulir kontak.

Data kesehatan, biometrik, atau data sensitif lain hanya boleh diproses jika benar-benar diperlukan, memiliki dasar yang sah, dibatasi aksesnya, dan dijelaskan kepada subjek data oleh sekolah/EDUJA sebelum dikumpulkan.

3. Sumber data

Data dapat berasal dari Pengguna, sekolah, orang tua/wali, guru, administrator, integrasi yang diaktifkan sekolah, atau dihasilkan otomatis dari penggunaan Platform. Kami tidak meminta data tambahan hanya karena data tersebut menarik untuk dikumpulkan.

4. Tujuan dan dasar pemrosesan

Kami memproses data untuk: (a) membuat dan mengelola akun; (b) menjalankan administrasi sekolah dan pembelajaran; (c) menampilkan nilai, rapor, kehadiran, dan laporan kepada pihak yang berwenang; (d) mengirim notifikasi layanan; (e) menyediakan dukungan; (f) menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, dan memulihkan layanan; (g) memenuhi kewajiban hukum; serta (h) meningkatkan layanan menggunakan data agregat atau anonim bila memungkinkan.

Dasar pemrosesan dapat berupa pelaksanaan perjanjian, kewajiban hukum, kepentingan yang sah dan seimbang, persetujuan, atau dasar lain yang diakui hukum. Untuk anak, sekolah/orang tua/wali harus memastikan otorisasi dan pemberitahuan yang sesuai. Persetujuan dapat ditarik, tetapi penarikan tidak memengaruhi pemrosesan yang telah sah sebelum penarikan dan dapat membuat fitur tertentu tidak tersedia.

5. Nilai dan keputusan akademik

EDUJA tidak menjual nilai atau menggunakan nilai siswa untuk iklan. Nilai dan catatan akademik diproses untuk kebutuhan pendidikan dan administrasi sekolah, ditampilkan berdasarkan peran, dan tidak boleh dipakai Pengguna untuk mempermalukan, mendiskriminasi, atau menyebarkan informasi siswa. Keputusan akademik tetap dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh pihak sekolah yang berwenang.

6. Pembagian data

Kami dapat membagikan data secara terbatas kepada: (a) sekolah dan Pengguna yang diberi kewenangan; (b) penyedia layanan yang membantu hosting, keamanan, email, dukungan, pencadangan, atau pembayaran; (c) pihak yang diwajibkan oleh hukum atau proses hukum yang sah; dan (d) pihak dalam transaksi korporasi setelah pengamanan yang sesuai.

Kami tidak menjual data pribadi dan tidak membagikannya untuk iklan perilaku. Penyedia layanan wajib memproses data sesuai instruksi, kebutuhan layanan, dan kewajiban kerahasiaan/keamanan. Daftar kategori atau nama subprosesor yang aktif: [ISI/TAUTKAN DAFTAR SUBPROSESOR].

7. Transfer dan lokasi penyimpanan

Data dapat disimpan atau diproses di Indonesia atau negara lain melalui penyedia yang kami gunakan. Jika terjadi transfer lintas batas, EDUJA akan menerapkan mekanisme perlindungan yang diwajibkan hukum dan memberi informasi yang relevan. Lokasi data utama dan mekanisme transfer: [ISI DETAIL AKTUAL].

8. Retensi dan penghapusan

Kami menyimpan data selama akun/layanan aktif, selama diperlukan untuk tujuan yang dijelaskan, atau selama diwajibkan hukum. Setelah itu data dihapus, dianonimkan, atau dikembalikan kepada sekolah sesuai perjanjian. Jadwal retensi per kategori: [ISI JADWAL RETENSI AKTUAL]. Backup dapat tetap tersimpan dalam siklus pemulihan terbatas dan terlindungi.

9. Keamanan

Pengamanan dapat mencakup enkripsi saat transit dan saat tersimpan, kontrol akses berbasis peran, pencatatan aktivitas, pencadangan, pembatasan akses internal, pengujian, dan prosedur respons insiden. Pengguna wajib menjaga kredensial dan melaporkan dugaan insiden segera ke [EMAIL INSIDEN/PRIVASI]. Jika terjadi kegagalan pelindungan data yang wajib diberitahukan, kami akan melakukan pemberitahuan sesuai hukum dan peran para pihak.

10. Cookie dan analitik

EDUJA menggunakan cookie yang diperlukan untuk sesi, keamanan, dan preferensi. Cookie analitik/opsional hanya digunakan jika diaktifkan dan diberi dasar yang sesuai. Pengaturan cookie dapat memengaruhi fungsi tertentu. Teknologi dan vendor analitik aktual: [ISI DETAIL AKTUAL].

11. Hak subjek data

Dengan tunduk pada hukum dan pengecualian yang berlaku, Anda dapat meminta informasi, akses/salinan, perbaikan, pembaruan, penghapusan, pembatasan, penarikan persetujuan, keberatan, portabilitas bila tersedia, serta mengajukan keberatan atas keputusan otomatis yang berdampak signifikan. Kami dapat meminta verifikasi identitas dan berkoordinasi dengan sekolah untuk melindungi data siswa. Permintaan dikirim ke [EMAIL PRIVASI] dengan subjek “Permintaan Data Pribadi”. Kami akan merespons dalam jangka waktu yang diwajibkan hukum dan menjelaskan jika permintaan tidak dapat dipenuhi.

12. Perubahan kebijakan

Perubahan akan dipublikasikan dengan tanggal terbaru. Jika perubahan material, kami akan memberi pemberitahuan melalui Platform atau kanal yang wajar. Penggunaan berkelanjutan setelah tanggal berlaku berarti Anda membaca kebijakan terbaru.

13. Kontak dan pengaduan

Untuk pertanyaan, koreksi, atau keluhan privasi:
Email: [EMAIL PRIVASI]
Alamat: [ALAMAT LENGKAP]
Pengelola: [NAMA BADAN HUKUM/PENGELOLA EDUJA]

Jika keluhan belum terselesaikan, Anda dapat menggunakan mekanisme pengaduan kepada otoritas yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan Indonesia.

14. Rujukan hukum

Dokumen ini disusun dengan memperhatikan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, serta ketentuan pendidikan dan peraturan lain yang relevan. Rujukan hukum perlu ditinjau ulang sebelum publikasi dan ketika peraturan pelaksana berubah.

Dokumen ini adalah draf operasional, bukan pendapat hukum. Sebelum diberlakukan, lakukan validasi dengan penasihat hukum dan cocokkan seluruh placeholder dengan arsitektur, vendor, lokasi server, retensi, alur persetujuan, dan prosedur respons insiden EDUJA yang sebenarnya.